特定技能は受け入れをするためには必要書類を提出しなければなりません。書類のフォーマットは決まっていませんが。参考様式を活用して記入をすると記入ミスが抑えられます。
特定技能の参考様式の入手方法や記入方法について、解説します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
特定技能について
特定技能とは国内で不足している労働力・人材を確保するために、専門的な知識や技術を持っている外国人人材が雇用できる制度です。
受け入れできる産業分野12種類において、特定技能による受け入れが認められています。技能実習生と比較すると、特定技能外国人の方が任せられる業務が多いため、即戦力としての働きが期待できます。
雇用できる外国人人材も特定技能評価試験に合格した人材のみとなっており、日常的なコミュニケーション能力とそれぞれの分野において、専門的な知識や技術を有しているのが特徴です。
最初は特定技能1号として働き、在留期間は最長5年間ですが、それぞれの分野で定められている条件を満たせば特定技能第2号として在留期間の制限がなくなります。
そのため、普段から積極的にコミュニケーションを取っていれば、長きにわたって働いてくれる人材になるでしょう。
特定技能での受け入れには書類提出が必要
特定技能への受け入れには書類提出が必要であり、採用時の書類作成だけでなく採用後にも定期的に報告をしなければいけません。
必要書類についての提出が遅れていると行政からの指導対象になる可能性だけでなく、次回以降の特定技能での受け入れに制限がかかる恐れがあります。
特定技能での受け入れを長期にわたって行う予定なら、企業として書類提出の方法についてマニュアルを作り、忘れず書類を提出できる環境の整備が必要です。
ただし、初めての特定技能の受け入れや初めての定期報告などで不明点があれば、自分たちだけで解消せずに登録支援機関などに協力を依頼しましょう。
最終的には自社で書類提出できるようになれば良いですが、提出書類に不備があれば再提出になります。慣れるまでは登録支援機関と連携しながら不備がないようにして、期限までに書類を確実に提出できるようにしましょう。
書類は出入国在留管理庁の公式サイトから入手できる
特定技能の受け入れに必要になる書類は、出入国在留管理庁の公式サイトから入手でき、各業界の企業ごとに使いやすいように複数の様式で準備されています。
書類の種類は大きく分けて、特定技能外国人の在留諸申請に関するもの・登録支援機関の登録（更新）に関するもの・定期又は随時提出に関するものの3つがあります。
記載例についても出入国在留管理庁の公式サイトに掲載されているため、記載例を確認しながら必要書類の記入をすることでミスをなくせるでしょう。
自分たちで書類作成が難しいなら外部機関に依頼する
自分たちで書類作成が難しいなら外部機関に依頼して、特定技能を受け入れるための書類や定期的に提出が必要な書類を作成してもらう方法があります。
業務が忙しくて書類作成に割ける時間や人手が足りなければ、無理をせずに外部組織に依頼したほうが確実でしょう。また、外部機関では専門的に特定技能を取り扱っているケースもあり、不明点などがあれば相談して進めることができます。
特定技能の書類作成は、一般的に登録支援機関か行政書士のどちらかに依頼するケースが多いです。
登録支援機関
登録支援機関とは、特定技能で外国人人材を受け入れる場合に連携する機関であり、受け入れ企業から依頼を受けて支援計画の作成などをおこないます。
特定技能での受け入れには専門的な知識や経験などが必要になります。そのため専門家である登録支援機関は、特定技能の受け入れに慣れていない企業に対してさまざまなアドバイス・サポートをしています。
登録支援機関に依頼することで自分たちで書類を作成する手間を減らし、特定技能で円滑に雇用するための方法も教えてくれます。特定技能の受け入れで困っていることや悩んでいることがあれば、スペシャリストである登録支援機関と連携するのがオススメです。
行政書士
提出書類の最終的な署名などは受け入れ企業でおこないますが、書類作成自体は自社でおこなわなくても問題ありません。
基本的な書類作成を行政書士に依頼して、必要事項に受け入れ企業で記入すれば出入国在留管理局への依頼も任せられます。
注意点としては、行政書士は特定技能での外国人人材受け入れに対応していない可能性があります。行政書士に依頼する場合、依頼先については慎重に判断してください。
書類作成する前にさまざまな状況を整備する
書類作成する前にはさまざまな状況の整備が必要であり、特定技能で受け入れるためには事前準備をしなければいけません。
具体的には日本人と同様の労働条件を設定する、支援体制の構築・支援計画書の作成の2つが挙げられます。書類作成時には2つの条件に対応している書類もあるため、書類作成をするよりも先に状況を整備することが大切です。
特定技能での外国人雇用ができる状況を整備できていない状態で書類提出をしても、受け入れ準備ができていないと判断されます。受け入れをしたいと考えているなら第一に状況を整備することが重要です。
日本人と同様の労働条件を設定する
日本人と同様の労働条件を設定することが条件として挙げられ、同じ業務に従事している日本人と給与や労働時間などを同じにする必要があります。
給与面や労働時間などだけでなく賞与・残業代なども同様の労働条件に設定して、労働条件においては差が生まれないようにしましょう。
特定技能での雇用であっても残業は可能ですが、日本人労働者と同じように36協定の締結と労働基準監督署へ届け出が必要です。他にも休業手当・深夜手当・休日手当なども定めて、あらゆる労働条件を日本人と同じにする意識を持ちましょう。
特定技能で受け入れたにもかかわらず労働条件を守っていなければ、行政からの指導対象になるため労働条件は守るようにしましょう。
支援体制の構築・支援計画書の作成
企業では特定技能で雇用して終わりではなく、雇用した後には日本で働いて生活していくための支援体制の構築が重要です。
たとえば、会社から提供している寮を相部屋ではなく一人部屋にしたり、公的手続きなどを一緒におこなったりと仕事以外の部分での支援も求められます。
外国人が日本で安心して住んでいくための支援体制の構築は義務付けられているため、孤独感や不安などから仕事に対してのモチベーションを失うのを防ぐ効果もあるでしょう。
どのように支援していくか支援計画書の作成が必要ですが、支援計画書の作成は登録支援機関に委託できます。具体的な内容については登録支援機関と相談しながら、どのように支援すれば良いかについてもアドバイスをもらいながら進めるようにしましょう。
参考様式を有効活用して受け入れ準備をおこなう
参考様式を有効活用して受け入れ準備をおこなうのが大切ですが、特定技能制度について理解し、自社としてどのような人材を希望しているかを決めておきましょう。
特定技能によって受け入れる外国人人材は、日本語での日常的なコミュニケーションや専門的な知識や技術を持っているため、即戦力として期待できます。
ただし受け入れをするためには、受け入れ企業側も労働条件や支援体制の構築・支援計画書の作成など、受け入れ態勢を整えなければいけません。
特定技能で日本に働きにくる外国人人材は増えていくと予想されているため、受け入れ態勢を整えて特定技能で雇用することが労働力不足を解消することにつながるでしょう。
自社では書類作成をすることが難しいと感じているなら、状況に合わせて外部機関に依頼するなどの対応も検討しましょう。
＜参考記事・サイト＞
kedomo 「特定技能」で外国人採用後、会社が必要な報告・届出
https://career.kedomo.com/column/tokutei-required-report/#%E7%99%BB%E9%8C%B2%E6%94%AF%E6%8F%B4%E6%A9%9F%E9%96%A2
国際人材協力機構 在留資格「特定技能」とは
https://www.jitco.or.jp/ja/skill/
外国人採用サポネット よくわかる「特定技能」！制度や技能実習との違い、採用方法を解説
https://global-saponet.mgl.mynavi.jp/visa/1420
